Comment exporter les données d'un CRM vers un autre CRM, sans rien perdre

Changer de CRM se joue rarement le jour de la bascule. Tout se décide avant : ce qu'on exporte, ce qu'on nettoie et comment on vérifie. Voici la méthode, dans l'ordre.

1. Faire l'inventaire de ce qui existe

Listez tout ce que contient l'ancien outil, y compris ce que vous n'utilisez plus.

• Clients, foyers et liens familiaux
• Contrats, compagnies, branches et échéances
• Commissions et décomptes historiques
• Documents : mandats, polices, pièces d'identité
• Tâches, notes et historique des échanges
• Utilisateurs et droits

Décidez ensuite ce qui part, ce qui s'archive et ce qui s'arrête. Reprendre dix ans de notes rarement relues n'a pas toujours de sens.

2. Obtenir l'export complet

Cherchez d'abord une fonction d'export dans les paramètres. Si elle ne couvre pas tout, écrivez à l'éditeur et demandez un export complet, tables liées et documents compris. Vérifiez votre contrat : il fixe souvent le format, le délai et le coût éventuel.

Les identifiants internes sont essentiels : sans l'identifiant client sur chaque ligne de contrat, impossible de relier les contrats aux bons clients. Faites-les inclure dans l'export.

3. Comprendre les formats

• CSV : du texte, universel, sans mise en forme. Attention à l'encodage et au séparateur.
• Excel (XLSX) : pratique à relire, mais Excel peut transformer certaines valeurs à l'ouverture, comme les numéros de téléphone ou les dates.
• JSON : garde la structure des données liées, utile pour un traitement technique.

Gardez une copie intacte de chaque export avant toute modification. Elle servira de preuve et de retour en arrière.

4. Nettoyer dans une copie

Harmonisez les formats : dates, téléphones au format international, noms de compagnies, statuts. Supprimez les doublons. C'est l'étape la plus longue, et celle qui rapporte le plus.

5. Établir la correspondance des champs

Faites un tableau à trois colonnes : champ d'origine, champ d'arrivée, règle de transformation. Exemple : « Statut = Actif » devient « Statut = En vigueur ». Tout champ sans destination doit faire l'objet d'une décision.

6. Importer dans l'ordre

Respectez les dépendances : compagnies et produits, puis clients, puis contrats, puis commissions, puis documents. Importer les contrats avant les clients crée des lignes orphelines.

7. Faire un import d'essai

Importez d'abord une cinquantaine de dossiers, choisis pour leur complexité : foyers nombreux, contrats résiliés, caractères spéciaux. Comparez-les un par un avec l'ancien outil.

8. Contrôler par des totaux

Après l'import complet, comparez : nombre de clients, nombre de contrats par statut, total des primes, total des commissions par année. Un écart inexpliqué se traite avant la bascule.

9. Basculer

Choisissez une période calme et annoncez une date à l'équipe. Gelez les saisies dans l'ancien outil, reprenez le delta, puis passez sur le nouveau. Gardez l'ancien accessible en lecture quelque temps.

Vos droits sur vos données

L'export dépend d'abord de votre contrat avec l'éditeur. Le RGPD (article 20) et la nLPD suisse (article 28) prévoient aussi un droit à la portabilité pour les personnes concernées, mais ils ne remplacent pas une clause contractuelle sur les données du cabinet. Vérifiez cette clause avant de signer votre prochain contrat.

Sources

• RGPD, article 20 : droit à la portabilité
• nLPD suisse, article 28 : remise ou transmission des données